O Ativo Imobilizado é formado pelo conjunto de bens e direitos necessários à manutenção das atividades da empresa, podendo apresentar-se tanto na forma tangível (edifícios, terrenos, máquinas, equipamentos etc.), como na forma intangível (marcas, softwares, patentes etc.). O imobilizado abrange, também, os custos das benfeitorias realizadas em bens locados ou arrendados.
Fica evidenciado que a classificação de bens no ativo imobilizado não se acha vinculada à sua natureza destes, e sim, ao objeto de sua utilização. Desta forma, qualquer direito que represente bens que não estejam empregados na manutenção das atividades da empresa ou a isso destinados deve ser classificado fora do ativo imobilizado.
Existe a possibilidade de valores relativos ao custo de aquisição de bens de natureza permanente serem apropriados diretamente em despesa do exercício, desde que enquadrem no disposto no artigo 193 do Imposto de Renda, ou seja:
- Vida útil não superior a um ano;
- Pequeno valor unitário;
- Casos especiais, como as aquisições para cama, banho, louças etc. no caso de hotéis e restaurantes (Instrução Normativa SRF nº 122/89)
Embora não passiveis de imobilização, recomenda-se o controle físico dos bens de acordo com sua importância ou relevância evitando-se custos e desperdícios desnecessários e danosos à economia da empresa e ao processo produtivo.
No caso de bens de pequeno valor mas comprados em grandes quantidades por serem utilizadas em grande escala na atividade fim (ex. cestas e carrinhos utilizadas pelos supermercados, bicicletas utilizadas pelos correios) torna-se obrigatória a imobilização destes bens.
A Receita federal através de Instrução Normativa nº 86 de 22 de outubro de 2001, determina que a empresa disponha de arquivo magnético de todos os bens do imobilizado, inclusive os baixados no curso do período a que se refira eventual fiscalização.
Conforme item 4.7 da IN 86 o sistema de controle patrimonial deverá possibilitar a geração de relatórios contendo os dados abaixo e em layout específico definido na mesma Instrução Normativa.
- Número de cadastro do Bem
- Natureza do Bem
- Número de cadastro do Bem Principal
- Identificação do Bem (Modelo, marca e outras características necessárias a sua individualização)
- Código da Conta Analítica do Bem
- Código da Conta Analítica de Depreciação Acumulada
- Data de Aquisição
- Tipo do Documento de Aquisição
- Série/Subsérie do Documento
- Numero do Documento
- Valor de Aquisição do Bem
- Valor em Reais
- Número de Arquivamento (Identificação e localização do documento lastreador da operação)
- Data de Início da Depreciação
- Taxa de Depreciação/Amortização/Exaustão
- Depreciação Acumulada no Inicio do período
- Depreciação Lançada no Curso do período
- Data da baixa