As empresas devem viabilizar para a Receita Federal, de imediato, quando solicitado, uma forma de visualizar tanto contábil quanto fisicamente, individualmente, cada bem que tenha sido considerado valor de depreciação para fins de redução do lucro liquido e por conseqüência do valor tributável.
A única forma da receita Federal auditar o ativo imobilizado é através de um controle eficaz, onde o contábil esteja estruturado de forma analítica e que cada registro contábil esteja vinculado ao bem fisicamente, permitindo ao fiscal a visualização do registro contábil e a localização física do bem em questão, bem como o documento fiscal correspondente.
A inexistência de controles que permitam a Receita Federal certificar e homologar os valores apropriados como depreciação, poderá ensejar multas de até 1,0% (hum por cento) do faturamento liquido da empresa.
Desta forma, além desta finalidade, o controle dos bens que compõem o ativo imobilizado é de suma importância para as empresas, pois através deste controle é que se poderá saber o valor de seu patrimônio de forma sintética ou individualizada, seja por grupo de bens ou por conta, bem como a localização física de cada bem, identificando e corrigindo eventuais distorções na alocação de bens produtivos de acordo com seu retorno para a empresa.
Como já citado, a receita Federal exige que as empresas demonstrem a qualquer momento, de forma analítica, o valor lançado como depreciação de cada item, bem como identificar a localização física dos mesmos.
Depreciação é o desgaste natural em função da utilização do equipamento, traduzido em valores monetários, o qual será contabilmente, lançado analiticamente na conta do ativo imobilizado, mensalmente.
Como o valor da depreciação é considerado uma despesa ou perda, é dedutível do Imposto de Renda das empresas.
Por isso as empresas deverão ter os ativos controlados de forma individual e identificados fisicamente com plaquetas numéricas, possibilitando desta forma, atender a Receita de forma rápida e eficaz, como exige a Receita Federal.
Alem disso, um perfeito controle patrimonial será útil para as finalidades de abertura de capital, desmembramento de sociedade, seguro e empréstimos bancários e atendimento ao Fisco.
Ou seja, além de ser uma obrigatoriedade, para viabilizar eventuais auditorias da Receita Federal, conforme DL nº. 3.000 de 26/03/1999, Lei nº. 4.506 de 30/11/1964, Instruções Normativas nºs. 86/89 e demais regulamentações de determinam as diretrizes e normas a serem observadas pela empresas, o controle de patrimônio é uma ferramenta imprescindível na gestão de custos e aprimoramento do processo produtivo.
Muito bom o post!
Muito obrigado Ricardo!